Owszem, powiedzenie mówi, że „Pieniądze rządzą światem”. Ale w realiach biznesu to Przepływy pieniężne rządzą.
W oparciu o prawie 25-letnie doświadczenie w zarządzaniu ryzykiem i strategią oraz znajomości środowisk detalicznych i komercyjnych, Richard Wilkins – menadżer działu kredytu – przedstawia podstawy zarządzania przepływami pieniężnymi.
„Postaw solidne fundamenty, a Twoja firma będzie mogła się rozwijać – i łatwiej przetrwa burze” – uważa Richard.
„Możesz działać po omacku i przetrwać, przynajmniej na krótką metę, ale jak Twoja firma poradzi sobie w trudnych czasach?”
Najczęstszą, prozaiczną przyczyną upadku firm jest brak gotówki. Badanie przeprowadzone przez naszą spółkę macierzystą, US Bank, pokazuje, że było to przyczyną upadku czterech na pięć małych firm (82%).
„Właściwe podejście do tej kwestii może stanowić różnicę między prosperowaniem Twojej firmy w dobrych czasach a przetrwaniem, gdy przyjdzie kryzys”.
Zbuduj raz. Zbuduj dobrze.
Jako pracownicy wiemy, kiedy otrzymamy zapłatę. Wiele firm tego nie wie!
Gdyby teraz zapytano Cię, ile naprawdę zarabia Twoja firma – wiedziałbyś?
To nie takie proste. Obroty są siłą napędową Twojej firmy, ale nie dają odpowiedzi – na pewno nie same w sobie… to nie to samo, co przepływ gotówki.
Banalne stwierdzenie, że „Pieniądze rządzą światem” lepiej zastąpić starym cytatem: „Obroty to próżność, zysk to rozsądek, lecz gotówka to rzeczywistość”.
4 filary przepływów pieniężnych
To podstawowa zasada biznesu, o której często się zapomina. Pełny obraz przepływu pieniędzy w firmie to nie fizyka kwantowa. Składa się z kilku podstawowych filarów:
1) Wpływy:
Zadaj sobie pytanie: Czy wiem, ile i kiedy wpływa do firmy? Czy faktycznie wpływa? Co będzie, jeśli pieniądze nie wpłyną oczekiwanym terminie – lub nie dotrą w ogóle? Czy zdołam je wyegzekwować? Jak i kiedy?
Pamiętaj: Należna faktura to de facto Twoje pieniądze na koncie kogoś innego.
2) Wydatki:
Zadaj sobie pytanie: Kiedy mój personel i dostawcy otrzymują zapłatę? Czy mam na to pieniądze? Co się stanie, jeśli ich zabraknie? Czy płacę za kredytowanie, ponieważ płatności jeszcze nie przyszły? Czy nadmiernie kredytuję innych?
Czy masz rezerwę na nagłe wypadki? W modelowej sytuacji firma powinna mieć rezerwę na pokrycie wydatków przez trzech do sześciu miesięcy. Wtedy może mieć pewność, że zawsze jest w stanie pokryć ważne koszty, takie jak czynsz, obsługa pożyczek, płace czy niezbędne zapasy (to znaczy zapasy wystarczające, ale nie nadmierne – aby Twoje aktywa nie były zablokowane w magazynie, bezproduktywnie).
3) Jasne warunki płatności:
Zadaj sobie pytanie: Czy stać mnie na kredytowanie klientów (czy muszę pożyczać pieniądze, aby sfinansować warunki kredytowania klientów)? Czy kredytowane firmy mają wystarczającą zdolność kredytową. Czy jest jasne, ile i kiedy ma być zapłacone? Kto pobiera płatności? Co się dzieje w razie opóźnienia? Czy jasno i otwarcie informuję innych o swoich warunkach? Czy egzekwuję je? Czy przestrzegam warunków firm, które wystawiają mi faktury?
Firma każdej wielkości musi zdawać sobie sprawę z konsekwencji nieterminowych płatności – oraz otwartego informowania o problemach i sposobach ich rozwiązania. Dlatego...
4) Komunikacja (wewnętrzna i zewnętrzna)
Zadaj sobie pytanie: Czy aktywnie informuję innych o swoich warunkach – w firmie i poza nią? Jeśli chcę zmienić warunki (zarówno płatności dla mnie, jak i tych, których dokonuję), czy mówię o tym otwarcie z innymi?
W liczbach nic nie może się ukryć
„Zadbaj o właściwe DNA swojej firmy, aby mogła zdrowo się rozwijać i rosnąć. Zaniedbaj to, a Twoja firma może nadal się rozwijać, ale problemy będą rosnąć wraz z nią i mogą wymknąć się spod kontroli, a wtedy bardzo trudno je opanować” – ostrzega Richard.
„Nawet przed pandemią widzieliśmy firmy – różnej wielkości – upadające z powodu braku należytej kontroli. Często jest to spowodowane brakiem wglądu w strukturę firmy – przepływy pieniężne – i kiepską jakość informacji o podejmowanych decyzjach”.
„Właściciele firm i menedżerowie muszą na chłodno przeglądać materiały i analizować liczby, aby naprawdę wiedzieć, dokąd zmierza firma i co ją napędza” – dodaje Richard.
„Udostępnianie, sprawdzanie i weryfikowanie wiarygodnych informacji zarządczych jest kluczem do tworzenia lepszych praktyk biznesowych”.
W Elavon możemy zapewnić Twojej firmie pełny wgląd w sytuację w oparciu o dostępne dane. Płatności cyfrowe pomagają w monitorowaniu trendów zakupowych klientów; identyfikowaniu potencjalnych przeszkód oraz stosowaniu odpowiednich metod ich eliminacji. Zdajemy sobie sprawę z tego, jak ważne są przepływy pieniężne.
Informacje, które umożliwiają działanie – to podstawa rzetelnych, przemyślanych decyzji.